L’organisation d’un voyage scolaire est une occasion excitante pour les élèves de s’évader de la salle de classe tout en enrichissant leur expérience éducative. Cependant, pour les associations de parents d’élèves ou enseignants (organisateurs), cela peut être un défi logistique et financier.
Dans cet article, nous vous présentons 21 idées pour vous aider à organiser le voyage de l’école, en tenant compte des moyens de financement et des éléments importants à ne pas oublier.
Découvrez comment rendre cette expérience inoubliable pour les élèves !
I. Planification et organisation du voyage scolaire
Sélectionnez une destination adaptée aux enfants :
Choisissez une destination qui offre des activités éducatives, ludiques et adaptée à l’âge des élèves, telles que des musées, des parcs nationaux ou des sites historiques. Vous pouvez aussi proposer des activités sportives en organisant une classe de neige ou de loisirs avec une classe de mer.
Vous pouvez aussi choisir la destination en fonction du programme pédagogique et des valeurs que vous souhaitez transmettre à vos élèves au cours de ce voyage.
Quelques idées de pays à explorer :
Espagne : Pour la diversité des cultures et traditions qui varient au gré des régions parcourues
Allemagne : Pour les richesses historiques, culturelles et naturelles. Un véritable voyage scolaire pédagogique au cœur de l’Europe.
France : Des plages du débarquement au parc régional des volcans d’auvergne, un voyage pour mieux connaitre son pays.
Italie : Réputée pour ses richesses culturelles et gastronomiques l’Italie en fera saliver plus d’un.
Fixez la durée du voyage :
Déterminer la durée idéale du voyage dépend de plusieurs facteurs. Le choix peut être fait en fonction de l’âge des élèves (plus ils sont petits, plus il faut favoriser des voyages de courtes durées, et plus ils grandissent, plus les voyages proposés peuvent être longs). D’autres facteurs rentrent bien évidemment en compte dans ce choix tels que la destination et le budget disponible.
Généralement la durée ne dépasse pas 5 jours et comporte au minimum 1 nuitée.
Établissez un budget prévisionnel :
Le budget est un élément important dans la préparation d’un voyage scolaire. C’est en fonction de celui-ci, ainsi que du projet pédagogique que l’inspection académique (pour le premier degré), ou le conseil d’administration de l’établissement scolaire (pour le second degré), jugent de l’intérêt du voyage et délivrent l’autorisation de départ.
Calculez les dépenses estimées pour le transport, l’hébergement, les repas, les activités et les frais supplémentaires éventuels.
Le budget, même s’il n’est encore que prévisionnel, doit être équilibré et détaillé. Les dépenses et ressources sont indiquées par poste. Le coût des accompagnateurs est isolé des prestations servies aux élèves, et les ressources qui lui correspondent sont spécifiées.
Les principaux postes de dépenses sont :
- Le transport (avion, train ou car, sans oublier les déplacements sur place),
- L’hébergement,
- La restauration (y compris les éventuels petits-déjeuners ou repas pris hors du centre d’accueil ou lors des voyages),
- Les visites (billetterie, guide éventuel…)
- Le coût des intervenants extérieurs (animateurs, éducateurs sportifs…),
- Les assurances,
- Le matériel pédagogique.
Créez un comité d’organisation
Pour organiser au mieux le voyage, il est important de constituer une équipe. Elle sera responsable de la planification (rendez-vous, appels…), de la coordination, pour que tout soit fait dans un ordre logique et de la communication avec et entre les parents, l’école et les prestataires de services.
Il est important que l’équipe soit briefée afin d’avoir un objectif commun. Les membres doivent pouvoir communiquer facilement entre eux. Il est très important de créer une réelle cohésion en montrant que chacun a sa place et qu’il est écouté.
II. Moyens de financement du voyage scolaire
Après avoir établi la destination, la durée, le budget prévisionnel, il est maintenant essentiel trouver des moyens de financement. Il faut savoir que le montant de la participation des parents doit être raisonnable. Donc plus on trouve et collecte des fonds en amont, plus la part de participation des parents sera faible.
Il est possible de proposer aux familles des paiements échelonnés en plusieurs fois, par exemple un versement par trimestre ou par mois. Cette solution est même recommandée lorsque la participation financière des familles est supérieure à 150 €.
Collecte de fonds auprès des parents :
Vous pouvez organiser des événements tout au long de l’année afin de collecter de fonds. Il existe les actions renouvelables d’année en année tels que la kermesse, le marché de noël. Il existe aussi des opérations plus ponctuelles telles que des ventes de gâteaux/saucissons ou des loteries. Toutes ces actions permettent bien évidemment de récolter des fonds mais aussi de mobiliser les parents et les sensibiliser à la vie de l’école.
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Recherchez des partenaires locaux :
Sollicitez le soutien de commerçants locaux ou d’entreprises qui pourraient être intéressés par le fait de sponsoriser votre voyage ou à faire des dons.
La participation de ces partenaires peut être multiple :
- Dons financiers directement pour le voyage (sans contrepartie sous forme de publicité)
- Dons de produits ou services pour créer des lots pour la loterie/tombola par exemple
Demandez des subventions publiques ou privées :
Renseignez-vous sur les possibilités de financement offertes par les collectivités locales / territoriales, l’État ou les fonds propres de l’établissement.
Les collectivités locales proposent des aides dédiées spécialement aux voyages scolaires. Pour permettre de financer ce projet, il est possible de contacter la commune ou le conseil départemental. L’établissement scolaire peut aussi demander le soutien du Fonds Social Européen ou FSE. Néanmoins prévoyez suffisamment à l’avance votre demande de subvention.
Toutes ces aides financières sont collectives et forfaitaires. Cependant, pour permettre aux enfants issus de familles défavorisées de profiter également d’un voyage scolaire, certaines aides peuvent être attribuées à titre individuel et soumises à condition de ressources.
III. Choses à ne pas oublier pour le voyage scolaire
Documents administratifs et autorisations :
Liste des documents à récupérer :
Voyage en France :
- Demande d’autorisation de participation d’un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif.
A l’étranger :
- Une pièce d’identité (demander une photocopie en amont par précaution).
- Demande d’autorisation de participation d’un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif et remplir la partie sortie du territoire (accompagner le document d‘une photocopie de la pièce d’identité du parent qui a signé l’autorisation de sortie.
- Il conseillé d’avoir une carte européenne d’assurance maladie.
PS : L’accord d’un seul parent suffit. Toutefois, si l’école est informée d’un désaccord entre les parents et que l’enfant fait l’objet d’une interdiction de sortie de territoire, l’accord des 2 parents est nécessaire.
Assurance voyage :
Vérifiez que tous les élèves, les accompagnateurs et les enseignants sont couverts par une assurance voyage adéquate.
Dans le cas d’une sortie ou d’un voyage scolaire à caractère facultatif, l’assurance de l’élève est obligatoire. Elle doit garantir les dommages que celui-ci pourrait causer à des tiers (garantie de responsabilité civile) et ceux qu’il pourrait subir (garantie individuelle accidents corporels).
Le chef d’établissement peut éventuellement souscrire un contrat collectif d’assurance de responsabilité civile pour les élèves participant à la sortie ou au voyage.
En cas de déplacement hors du territoire français, les parents ont tout intérêt à souscrire pour leur enfant une assurance individuelle accidents corporels valable à l’étranger. Il leur appartient de vérifier précisément les termes du contrat d’assurance qu’ils ont souscrit, afin de connaître les modalités de prise en charge de leur enfant (les conditions d’un rapatriement, par exemple).
Transport et hébergement :
Organisez le transport aller-retour et choisissez un hébergement confortable et sécurisé en fonction du nombre d’élèves et des besoins spécifiques.
Il faut savoir que lors du voyage scolaire, vous serez plus souvent à l’extérieur (visites, rencontres, repas …) qu’à l’hébergement. Si vous optez pour un hébergement collectif (tous les participants au même endroit) il vaut mieux favoriser un logement central par rapport aux activités.
Programme d’activités :
Planifiez un programme d’activités diversifiées, en réservant à l’avance les visites, les spectacles ou les ateliers prévus.
En fonction de la destination vous pouvez créer des journées thématiques chaque activité sera en lien avec ce thème et à la fin de la journée préparez une mise en commun de ce qui a été le plus apprécié et ce qui a été retenu.
Vous pouvez, durant ce voyage, allier plaisir et pédagogie. Cette idée vous permet au retour du voyage de préparer par petits groupes (1 groupe par thème) des jeux pour conforter les acquis.
Encadrement des élèves :
Assurez-vous d’avoir suffisamment d’accompagnants
Ecole maternelle :
Le voyage scolaire doit être encadré par 2 adultes au moins (l’enseignant de la classe + un autre adulte).
À partir du 17e élève, la présence d’1 adulte supplémentaire pour 8 enfants est nécessaire.
Ecole élémentaire :
Le voyage scolaire doit être encadré par 2 adultes au moins (l’enseignant de la classe + un autre adulte).
À partir du 21e élève, la présence d’1 adulte supplémentaire pour 10 enfants est nécessaire.
Peu importe le niveau :
L’autre adulte encadrant peut être l’une des personnes suivantes :
- Un autre enseignant
- Un aide éducateur
- Un agent territorial spécialisé d’école maternelle (Atsem)
- Un parent ou un bénévole
Attention : Le chauffeur de bus n’est pas considéré comme un encadrant.
IV. Promotion du voyage scolaire et implication des parents
Organisez une réunion d’information :
Il est important d’inviter les parents à une réunion d’information. Elle aura pour objectif de présenter le projet de voyage (le lieu, la durée, le déroulé jour par jour, les lieux visités…), expliquer son importance éducative (quel est l’aspect pédagogique derrière le voyage) et répondre à leurs questions. Il donc important de connaître parfaitement l’événement, d’où l’importance de créer un comité d’organisation impliqué.
Créez un groupe de communication :
En plus d’organiser la réunion, il peut être intéressant de mettre en place un groupe de communication pour récapituler les informations de la réunion (par exemple, une liste de diffusion ou un groupe privé Facebook). En plus de servir en amont du voyage pour partager les informations, les mises à jour et les rappels concernant les échéances, il va permettre de partager des photos des enfants lors du voyage (avec autorisation des parents).
Vous pouvez également vous servir de l’ENT de votre établissement si ce système a été mis en place.
Impliquez les parents bénévoles :
Au moment de l’organisation du voyage, vous pouvez solliciter l’aide des parents pour des tâches telles que l’accompagnement pendant le voyage (savoir qui serait prêt à être accompagnant). Même si le voyage est déjà organisé vous pouvez tout à fait faire appel à eux pour la gestion des documents administratifs ou l’organisation des activités de collecte de fonds.
V. Préparation des élèves pour le voyage scolaire
Certes, il est important d’informer les parents sur le voyage mais les enfants restent les principaux concernés. Il faut savoir que les voyages scolaires peuvent parfois être un vrai moment de stress pour les enfants il est donc important de prendre le temps de les préparer.
Organisez des séances d'information et de sensibilisation :
Proposez des séances éducatives pour familiariser les élèves avec la destination, son histoire, sa culture ou ses particularités. Elles peuvent être présentées sous différentes formes : des jeux, des activités culinaires …
Apprenez des phrases utiles :
Vous pouvez aussi initier les élèves à quelques mots et phrases basiques dans la langue locale, afin de faciliter leur interaction pendant le voyage s’il a lieu à l’étranger. Les phrases à favoriser sont l’expression des besoins primaires (j’ai faim, j’ai soif, où sont les toilettes…), le nom des transports en commun peut aussi être utile et bien entendu les chiffres.
VI. Sécurité et bien-être des élèves pendant le voyage
Établissez des règles de comportement et de sécurité :
Avant le voyage, informez les élèves des règles de comportement appropriées (règle de tenue lors des visites, musées…) et de sécurité (comment on traverse la route en groupe, l’importance de rester groupés dans les espaces publiques …) à respecter tout au long du voyage.
Préparez une trousse de premiers secours :
Pour assurer la sécurité, il est obligatoire de constituer une trousse de premiers secours contenant des médicaments de base, des pansements et d’autres fournitures essentielles.
Si vous avez le temps, vous pouvez inclure les élèves dans cette étape (avec un contrôle de votre part bien entendu) en proposant une activité pédagogique et ludique.
Assurez une supervision adéquate :
Pour terminer avec la sécurité, assignez suffisamment d’adultes accompagnateurs pour superviser les élèves pendant le voyage, en veillant à respecter les ratios d’encadrement recommandés (à retrouver partie III « Encadrement des élèves »). Respecter ces recommandations permet de limiter et réduire les risques lors du voyage mais aussi de rassurer les parents.
En suivant ces 21 idées, vous serez en mesure de planifier, financer et organiser un voyage scolaire mémorable pour les élèves de votre école maternelle ou élémentaire.
Que ce soit en sélectionnant la destination parfaite, en mobilisant les parents pour la collecte de fonds ou en prenant soin de la sécurité des élèves, chaque étape est essentielle pour assurer le succès de cette expérience éducative hors du commun.
Bon voyage !
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