L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) est un moment clé dans la vie d’une association de parents d’élèves (APE). Elle permet d’assurer la bonne gestion et la transparence des actions menées, tout en impliquant l’ensemble des membres dans les décisions importantes.
I. Qu'est-ce qu'une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) ?
L’AGO est une réunion annuelle obligatoire pour toutes les associations, y compris les APE. Elle permet de présenter aux adhérents le bilan moral et financier de l’année écoulée, d’échanger sur les projets à venir et de renouveler, si besoin, les membres du bureau (président, secrétaire et trésorier).
Les obligations principales de l'AGO
- Convocation de l’assemblée dans les délais prévus par les statuts (généralement 15 jours minimum avant la réunion).
- Présentation du rapport moral (activités et événements) et du rapport financier (dépenses et recettes).
- Vote des adhérents pour approuver les bilans et décider des futures actions.
- Rédaction d’un procès-verbal pour conserver une trace officielle des décisions.
Téléchargez un exemple de convocation (legalplace.fr) et un exemple de rapport moral (freefrom.fr)
II. Préparer l'AGO : Anticiper pour éviter les imprévus
Une bonne préparation est la clé d’une AGO efficace et sans stress. Voici les étapes à suivre pour organiser votre Assemblée Générale :
- Anticiper la convocation : Prévoyez un modèle de convocation clair indiquant la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour.
- Préparer les documents essentiels : Le rapport associatif moral et financier
- Identifier les points de décision : Les projets à voter, les renouvellements du bureau de l’APE et les budgets prévisionnels.
Un ordre du jour bien structuré évite les débats interminables et aide les membres à rester concentrés sur les sujets importants. Tous les points de l’ordre du jour devront absolument être abordés lors de l’assemblée générale.
III. Impliquer les membres pour garantir la participation
La réussite de l’AGO repose sur la participation active des adhérents. Pour susciter leur intérêt et garantir leur présence :
- Communiquez en amont : Prévoyez des rappels par mail ou via les groupes de discussion (WhatsApp, réseaux sociaux).
- Valorisez leur implication : Expliquez que leurs votes et leurs idées sont essentiels pour les projets de l’école.
- Proposez des horaires adaptés : Organisez l’AGO en fin d’après-midi ou en début de soirée pour faciliter la disponibilité des parents.
Vous pouvez utiliser une feuille d’émargement pour suivre la présence des membres et assurer la validité des votes.
IV. Assurer la transparence : Une obligation pour les associations
La transparence est un pilier fondamental pour une APE. Voici comment assurer une bonne gouvernance lors de l’AGO :
- Présenter les bilans avec précision : Préparez des documents clairs et accessibles pour tous.
- Faciliter les questions : Laissez un temps dédié aux questions-réponses pour favoriser les échanges constructifs à la fin de chaque point de l’ordre du jour.
- Partager le procès-verbal : Après l’AGO, transmettez un compte rendu à l’ensemble des adhérents afin que tout le monde ait bien la même information.
Un fonctionnement transparent renforce la confiance des parents dans la gestion de l’association.
V. Valoriser les résultats et préparer l'avenir
L’AGO ne se limite pas à un bilan. C’est également l’occasion de mobiliser autour des futurs projets :
- Mettez en avant les réussites : Soulignez les actions positives de l’année (kermesses, collectes, sorties).
- Présentez les projets à venir : Proposez des idées concrètes et engagez les participants à en proposer.
- Lancez un appel à l’implication : Invitez les membres de votre association de parents à recruter de nouveaux bénévoles pour renforcer l’équipe.
Une AGO bien organisée permet d’augmenter la motivation et l’engagement des parents pour une année scolaire riche en projet.
Venez compléter cet article avec vos conseils dans les commentaires si vous faites partie d’une association de parents d’élèves
