Vous êtes membre d’une association de parents d’élèves et vous cherchez une activité permettant de financer les projets scolaires ?
Les lotos à l’école sont une excellente façon de collecter des fonds pour participer financièrement aux futures activités scolaires et extrascolaires. Cependant, pour que votre événement soit un succès, il est important de faire une planification minutieuse.
1. Quelles sont les conditions pour organiser un loto ?
Le loto est un jeu de hasard consistant à recouvrir entièrement les cases numérotées d’une grille avec des jetons qui portent les mêmes chiffres qui seront tirés au sort.
Même s’il existe une interdiction des loteries, tombolas et lotos posée par l’article D. 322-1 du Code de la Sécurité Intérieure (CSI), il est parfaitement possible pour une structure associative d’organiser un loto, mais uniquement en respectant certaines conditions.
1.1 L’organisation d’un loto doit répondre à un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d’animation locale.
Un loto doit permettre d’obtenir des fonds qui serviront à financer une cause légitime (œuvres caritatives, projets scolaires, etc.). Attention, il ne doit pas dissimuler une opération commerciale. Toutes les recettes devront être dédiées au financement des activités de votre association.
Les bénéfices générés par cet évènement peuvent faire l’objet d’une exonération fiscale.
Vous avez 2 possibilités :
- Informer au plus tard 24 heures avant la manifestation, par simple lettre, le service des impôts du siège social de l’association.
- Envoyer à ce même service un relevé détaillé des recettes et des dépenses, dans les 30 jours qui suivent la manifestation.
Vous n’êtes pas tenu de produire systématiquement le relevé détaillé des recettes et des dépenses de chacune des 6 manifestations exonérées. Cependant, vous devez être en mesure de fournir le total des bénéfices (recettes-dépenses) recueilli, à la demande du service des impôts des entreprises, ainsi que de justifier les recettes et les dépenses concernées.
1.2 Il doit concerner un cercle de personnes restreint
Pour être licite, il faut que le nombre de participants reste raisonnable afin de répondre au caractère local de la manifestation. Le public attendu est donc limité géographiquement.
Cependant, la loi ne définit aucun nombre maximum de participants, mais elle interdit aux organisateurs de réaliser une publicité démesurée ce qui donnerait à l’évènement une trop grande ampleur. Vous avez tout de même le droit communiquer avec des affiches concernant la manifestation, surtout sur les panneaux d’affichage de la mairie.
2. La Planification Préalable
2.1 Fixer un Objectif Financier
Si vous respectez toutes les conditions citées ci-dessus, vous pouvez maintenant déterminer le montant que vous souhaitez collecter. Cela vous aidera à définir le nombre de personnes à impliquer, et quelles actions mettre en place lors du loto (buvette, repas …).
Les mises des participants doivent être de faible valeur
Selon les dispositions légales, les mises d’un loto associatif ne doivent pas dépasser les 20 €. Cette somme a été définie afin de :
- Limiter l’organisation de lotos qui ont pour but de réaliser des bénéfices
- Réduire les inégalités entre les petites et grandes associations qui ne disposent pas des mêmes ressources financières pour l’organisation d’un loto
Les lots ne doivent pas être des sommes d’argent et ne sont pas remboursables
Le loto ne doit pas mettre en jeu une somme d’argent et/ou des lots remboursables, sauf si ce sont des chèques cadeaux ou des bons d’achat non remboursables. Privilégiez donc les lots matériels (audiovisuels, beauté, électroménager …)
2.2 Établir une Équipe Organisatrice
Pour l’organisation du loto il est important de constituer une équipe. Cette équipe sera en charge de planifier, promouvoir mais aussi animer votre loto en plus des intervenants s’il y en a.
Définir les Rôles et Responsabilités
Avant de choisir les membres de l’équipe, identifiez toutes les différentes tâches et responsabilités associées qu’elles soient liées à la planification et/ou au déroulement du loto. Il faut penser à toutes les parties suivantes :
– la gestion logistique
– la promotion
– la collecte de fonds
– la coordination des bénévoles
– etc.
Solliciter des volontaires
Pour construire l’équipe vous pouvez faire appel à tous les membres de l’association de parents d’élèves mais également chercher des volontaires auprès des familles des élèves. Pour les recruter vous pouvez mettre en place des réunions d’information (le but : expliquer pourquoi vous voulez mettre en place le loto, quel est son objectif). Vous pouvez aussi, avec l’accord de la direction, utiliser toutes les plateformes en ligne de l’école (messagerie, ENT, site Internet…). Bien sûr, n’oubliez pas la partie réseaux sociaux (si vous en avez) et les courriels en direct avec les parents.
Tout le travail de recherche est très important, plus vous serez nombreux plus il sera facile de diviser les tâches. Il faut aussi faire attention à ce que les membres de votre équipe soient disponibles facilement et engagés pour cette action. La communication doit être régulière pour favoriser la motivation des personnes.
Expérience Antérieure
Tout d’abord, prenez en compte que tous les volontaires sont les bienvenus pour l’organisation de votre loto. Il peut tout de même être intéressant que certains membres aient déjà une expérience dans l’organisation d’évènements de collecte de fonds et plus précisément dans l’organisation d’un loto. Leur expérience pourra être précieuse pour anticiper les défis potentiels.
Révision Régulière de la Composition de l’Équipe
Tout au long de la progression de l’événement, il est important d’évaluer régulièrement la motivation de l’équipe mais aussi l’entente au sein des sous-équipes. Vous pouvez très bien modifier la composition des sous-équipes pour maximiser leur efficacité et aussi permettre à tout le monde de découvrir des nouveaux aspects.
3. Choix de la Date et du Lieu
Après avoir constitué les équipes pour votre projet, il vous reste à trouver la date et le lieu idéal pour votre loto.
3.1 La date
On vous donne quelques conseils pour trouver la date parfaite !!
Considérez le Calendrier Scolaire :
Pour organiser des évènements de collecte de fonds tels que le loto, prenez en compte le calendrier scolaire et évitez les périodes chargées (semaines d’examens, les vacances scolaires …).
Vérifiez les Événements Locaux :
Assurez-vous aussi qu’il n’y a pas d’autres évènements organisés par une autre association ou le comité des fêtes ce qui risquerait de nuire à votre loto et obliger les gens à choisir un évènement par défaut.
Consultez les Membres de l’Association :
La date doit être définie pour maximiser le nombre de participants mais aussi le nombre de bénévoles. Pour cela, demandez aux membres de l’association leurs préférences de dates.
Une action à la fois
Tout est quasiment dans le titre.
Si vous proposez deux actions en simultané, certaines familles feront un choix et une seule de vos animations en profitera.
Faites donc attention à ne pas superposer deux actions sur une même période.
3.2 Le lieu
Comme pour la date, le lieu de votre loto est un choix important à faire pour maximiser le nombre de participants
Capacité et Confort
Pour bien choisir votre lieu, prenez en compte le nombre de participants, il faut vous assurer que le lieu peut les accueillir confortablement et il doit être adapté à l’évènement. Attention si vous prévoyez une scène, il faut que le lieu puisse l’accueillir également.
Accessibilité
Pour être un bon emplacement, il doit pouvoir être accessible pour les participants, parents, enseignants et autres participants. Le mieux c’est qu’il soit à proximité de commodités et soit idéalement à côté d’un parking.
Coût et Budget
Le coût va aussi être déterminant pour le choix du lieu. Evaluez les coûts de location du lieu par rapport au budget de l’association. Si jamais le lieu ne dispose pas d’un parking privatif, il faut aussi prévoir les coûts annexe, ici, le stationnement.
Infrastructures
Enfin, vérifiez si le lieu est accompagné des infrastructures nécessaires, comme une scène, des équipements audiovisuels, etc. Ce petit plus vous permettra de faire des économies sur la location potentielle de cet équipement et on le sait, pour une association il n’y a pas de petites économies.
4. Obtention des Autorisations Nécessaires
Vérifiez les exigences légales et obtenez toutes les autorisations requises pour l’organisation de l’événement.
4.1 Demande d’autorisation à la préfecture
Si vous respectez les conditions écrites ci-dessus, vous n’avez pas besoin d’effectuer la moindre demande d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture pour organiser votre loto. On vous recommande tout de même de procéder à cette démarche administrative pour éviter les mauvaises surprises. Rien de bien compliqué, il suffit d’adresser une demande d’autorisation à la mairie de votre commune (siège de l’association).
Attention si vous êtes à Paris, Lyon ou Marseille, vous devez vous adresser à la préfecture de police pour obtenir l’autorisation.
Les documents à fournir pour cette demande sont les suivants :
- Formulaire Cerfa n° 11823*02
- Statuts de l’association loi 1901
4.2 Autres règles
Si vous prévoyez de tenir un stand de nourriture et/ou de boissons ou bien même d’organiser un vrai repas pendant ou avant votre loto, vous devez faire attention aux règles d’hygiène et à la réglementation pour le débit de boisson.
Idem, si vous avait prévu une diffusion, on vous conseille de faire une demande d’autorisation auprès de la société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique (SACEM)
https://clients.sacem.fr/autorisations/evenement-avec-de-la-musique-en-fond-sonore
Bien entendu, le local où se situe votre loto doit lui aussi être adapté et contrôlé régulièrement pour éviter tout risque. Si vous avez prévu des aménagements, vous devez monter un dossier d’aménagements auprès de la préfecture de police au moins un mois avant la date du loto.
Cette pièce doit ainsi inclure les éléments suivants :
- Les aménagements envisagés en détail
- La description de la manifestation (date, durée, public attendu, etc.)
- Les dispositifs de sécurité (secours, incendie…)
- Les dispositions prises pour limiter les nuisances sonores et pour faciliter l’accès pour les personnes handicapées
Ce n’est pas récurrent, mais certains services municipaux ou préfectoraux peuvent demander la communication d’un règlement du jeu.
5. "Des cartons, des Lots, des Sourires : La Formule du Succès"
5.1 Comment choisir les lots ?
Il d’abord important de déterminer le nombre de lot à prévoir en fonction du nombre de parties que vous souhaitez faire. Par exemple, si 1 manche comprend 1 gain à la 1ère ligne, puis 1 gain aux 2 lignes, puis 1 gain au carton plein et que vous faites 4 manches, il faudra prévoir 12 lots. N’oubliez pas de prévoir quelques lots supplémentaires qui serviront de lots de consolation si 2 joueurs crient « quine » ensemble ou lève la main en même temps, car il faudra les départager.
Pour les lots vous avez plusieurs possibilités :
Des lots à thème
Vous pouvez très bien mettre un thème à votre loto ainsi qu’à vos lots. Quelques idées de thème :
- Comme à la plage (lots : lunettes de soleil, kit de plage …)
- Au cœur du terrain (lots : des équipements de sport, 2 places pour un match …)
- Loto détente (lots : Kit de soin, massage…)
- A l’image de la maison (lots : plaid, coussins, bon cadeau …)
Des cadeaux high tech :
Ici, plusieurs choix s’offrent à vous : d’une paire d’écouteurs à une tablette en passant par l’électroménager et les trottinettes électriques, c’est à vous de choisir en fonction de votre budget.
Les insolites :
L’objectif de cette catégorie est d’attirer le maximum de participants possible en proposant des cadeaux originaux et qui sortent de l’ordinaire. Un séjour pour 4 dans une cabane dans les arbres, une session de conduite d’une voiture de course, un saut à l’élastique …
Attention si vous prévoyez un loto payant, il faut absolument 1 gros lot (voire 2 ou 3). C’est ce qui va rendre votre loto attractif pour les futurs joueurs et les décider à venir à votre loto.
5.2 À qui les demander ? Comment obtenir des lots gratuits ?
Pour l’acquisition des lots à remettre aux gagnants, vous avez de nombreuses possibilités. Vous pouvez très bien faire appel à la générosité de vos adhérents, ou à celle des tiers de votre ville (commerçants, grossistes spécialisés, grandes surfaces…) afin d’obtenir des bons d’achats sur leur prestations (- 15% chez une masseuse …) ou des lots gratuits (plateau de charcuterie chez votre boucher). Vous pouvez aussi acheter certains de vos lots mais attention, ils doivent être comptabilisés parmi vos dépenses.
Si vous avez besoin d’aide pour financer votre loto, vous pouvez prévoir une opération de vente d’articles personnalisé avec dessindecole en amont, sur chaque produit vendu 2€ vous sont reversées pour aider vos projets à voir le jour.
5.3 Comment définir le prix des cartons de loto ?
Pour définir le prix de vos cartons, vous devez prendre en compte toutes les dépenses que vous devez réaliser (location de la salle, d’infrastructures, repas si vous en prévoyez un…) et la fréquentation espérée. Après les calculs vous arriverez à définir les prix adaptés.
Pour rendre les prix attractifs, prévoyez un prix réduit pour l’achat de plusieurs cartons. Par exemple 1 carton à 5 € et 3 cartons pour 12 €
5.4 Comment vendre les cartons de loto ?
Quant à la vente des billets de loto, elle peut s’effectuer sur place le jour du loto. Mais, vous pouvez aussi prévoir d’organiser une vente ou prévente des tickets via l’école ou au sein des locaux de votre association si vous en possédez. Si vous laissez les 2 possibilités faites attention à bien le préciser sur toutes vos communications pour maximiser le nombre de participants.
6. Promotion et Communication
Il existe plusieurs moyens pour faire la promotion de votre loto, plus vous multipliez les canaux de communication, plus vous augmentez le nombre potentiel de participants.
6.1 Utiliser les Réseaux Sociaux
Les réseaux sociaux sont devenus un moyen facile et populaire pour mettre en avant les évènements organisés par les associations. Créez des publications engageantes, des vidéos promotionnelles et utilisez des hashtags pertinents pour promouvoir votre loto.
6.2 Flyers et Affiches
Un autre moyen plus classique mais qui reste efficace : concevez des flyers attrayants et des affiches informatives pour distribuer et afficher dans l’école. Demandez aussi à la mairie et aux grandes surfaces locales s’il est possible d’en déposer une dans leur(s) panneau(x) d’informations.
6.3 ENT et email
Demandez à la directrice ou au directeur de l’établissement s’il est possible de récupérer les adresses email des parents ou d’envoyer via l’ENT un message qui donne des informations sur l’organisation de votre loto. Si vous en avez l’autorisation, collez un petit mot dans les carnets de liaison des enfants.
7. Pendant le Loto
7.1 Animation et Divertissement
Planifiez des activités divertissantes entre les tirages pour maintenir l’attention et la motivation des participants. Petit karaoké, spectacle d’enfants, temps buvette, animation musicale, le nombre de possibilités est infini alors le principal est de vous amuser !
7.2 Comment faire le tirage au sort ?
Pour le tirage au sort, il doit être fait complètement aléatoire. Les modalités du tirage au sort peuvent être intégrées dans le règlement du jeu. Plusieurs options sont cependant possibles pour cette démarche :
- Balles numérotées,
- Logiciel de loto associatif,
Important : vous n’êtes pas dans l’obligation de solliciter l’intervention d’un huissier pour surveiller le tirage au sort.
8. Après le Loto
8.1 Remerciements
Après chacun de vos évènements, remercier les bénévoles, les participants et toutes les personnes qui vous ont aidé dans la réalisation de votre loto. Prévoyez également de poster quelques photos, vidéos de l’événement sur les réseaux sociaux pour encourager les futurs participants de vos prochains évènements.
8.2 Rapport Financier
Pour vraiment terminer votre action « loto », préparez et partagez (si vous le voulez) un rapport transparent sur les fonds collectés et sur la façon dont ils seront utilisés au sein de l’école ou pour financer d’autres projets.
Venez compléter cet article avec vos astuces dans les commentaires si vous avez déjà organisé un loto.
