Vous êtes bénévole dans une association de parents d’élèves et réalisez régulièrement des actions pour collecter des fonds et financer les projets scolaires.
Seulement voilà, vous trouvez que trop peu de familles participent aux manifestations organisées par l’association.
Alors voici pour vous une liste de 12 conseils pratiques pour réussir à impliquer le maximum de familles lors de vos événements
I. Soigner la communication
Comment faire participer des familles s’ils ne sont pas au courant que l’association des parents d’élèves organise une manifestation ou une vente ?
Il va falloir mettre tout le monde au courant.
Pour cela, soignez la communication et multipliez les canaux :
Les réseaux sociaux
Créez une page ou un groupe Facebook, un compte Instagram, ou Twitter pour partager des informations sur les événements à venir et les pour répondre à toutes les questions.
Newsletters et ENT
Collectez l’email des parents en début d’année afin de leur envoyer régulièrement des informations pour les tenir informés.
Utilisez éventuellement l’application de communication ou ENT mis en place par l’école pour communiquer avec les familles, pour cela faites vous aider par les enseignants.
Communication papier
En plus de la communication numérique, vous pouvez mettre en place une communication directement à l’école.
Créez des affiches (en utilisant par exemple Canva) et utilisez le panneau d’affichage devant l’école.
Utilisez le cahier de texte si les enseignants vous l’autorisent ; il est consulté presque tous les soirs en théorie.
Plus vous multiplierez les canaux de communication et plus vous aurez de chance que votre action soit vue et donc de faire participer les familles.
II. Organiser des Réunions Conviviales
Cafés-rencontres
Organisez des cafés-rencontres informels pour favoriser la discussion. Au moment de la rentrée, le matin ou le soir à vous de choisir. Vous pouvez tout à fait changer le créneau horaire de mois en mois ou de semaines en semaines pour permettre à tout le monde de pouvoir venir.
Réunions thématiques
En plus de ces réunions informelles, planifiez-en d’autres autour de sujets spécifiques liés à l’éducation ou pour parler des événements à venir.
Il est conseiller d’organiser ces réunions en fin de journée (19h). Ce créneau horaire est un des plus disponible car les parents ont souvent terminé leur journée de travail.
Vous pouvez très bien choisir de convier aussi les enfants en leur préparant un espace calme de jeu et de dessins pour augmenter le nombre possible de participants.
III. Relancer les familles
Vous avez déjà remarqué ce phénomène : les familles réservent ou commandent dès le départ de votre action, puis tout à la fin de cette dernière (voir après…)
La première relance
Votre première communication fait toujours son effet ! Il est important qu’elle donne envie et qu’elle mette bien en évidence qu’il existe une date butoir et explique les conditions de participation (bon de commande à remplir, date de remise des commandes …)
Mais quelques familles se disent ensuite qu’elles « ont le temps » de participer et oublient la date butoir de réservation de commande. Chacun a ses préoccupations et quelques parents risquent d’oublier et de passer à côté.
La dernière relance
Il faut donc penser à relancer habillement quelques jours avant la fin de votre manifestation pour rappeler à ceux qui n’ont pas encore participé qu’il existe une date limite.
Cette relance doit faire comprendre aux parents que le « temps presse » ! Elle peut aussi réexpliquer aux parents pourquoi il existe des événements comme celui-ci (organiser le voyage scolaire, acheter du nouveau matériel …)
NP : Veillez à ne pas relancer trop régulièrement sans quoi l’effet inverse se produirait, les familles se désengageraient et risqueraient de ne plus consulter vos communications.
IV. Impliquer les Nouveaux Parents
Il faut savoir que les nouveaux parents sont aussi potentiellement les futurs membres de l’association mais aussi les prochains participants aux événements. Il est donc important qu’ils se sentent inclus dans la vie de l’école et celle de l’association.
Journée d'accueil
Organisez une journée spéciale pour les nouveaux parents. Vous pouvez proposer une journée jeu et partage entre les nouveaux et anciens parents. Cette journée va servir à créer une cohésion et un moment convivial entre tout le monde.
Groupes de discussion en ligne
Créez des groupes de discussion en ligne pour favoriser les échanges. Par exemple, demandez aux parents volontaires de vous communiquer leur numéro de téléphone afin de créer un groupe sur WhatsApp.
Vous pouvez aussi créer ce groupe sur Facebook (groupe privé) ou un autre média si vous préférez. Pour trouver le meilleur moyen, récoltez l’avis de parents, c’est quand même eux les principaux concernés.
V. Faire attention à la période choisie
Les contraintes scolaires
Si votre action est limitée dans le temps, veillez simplement à faire en sorte qu’il y ait un début de mois (proche du moment où nous sommes payés) dans la période de réservation ou la période durant laquelle il est possible de commander.
Le budget des familles n’est pas extensible et la planification d’une action entre le 15 et le 30 du mois n’est pas nécessairement le meilleur choix économiquement parlant.
Une action à la fois
Tout est quasiment dans le titre.
Si vous proposez deux actions en simultané, certaines familles feront un choix et une seule de vos animations en profitera.
Faites donc attention à ne pas superposer deux actions sur une même période.
VI. Valoriser les Compétences des Parents
Les ateliers
Organisez des ateliers où les parents peuvent partager leurs compétences (cuisine, musique, artisanat, etc.). Ces ateliers permettront de créer un moment de partage mais aussi de montrer aux parents que chacun à son importance et son rôle à jouer dans l’association.
Une équipe équilibrée
Pour constituer une bonne équipe, il est important que chaque membre soit complémentaire. Prenez en compte que chaque parent est différent et dispose de compétences propres, ce qui est parfait pour construire une bonne équipe.
VII. N’en faites pas trop
Laisser le temps de souffler
Si vous voulez que la participation soit bonne, il ne faut pas réaliser trop d’actions dans l’année.
Il n’est pas possible de solliciter sans cesse les familles.
Opérez un choix parmi les actions qui fonctionnent le mieux et pensez à les espacer suffisamment dans le temps pour ne pas « lasser » les familles.
Il vaut mieux un nombre limité d’actions avec un bon taux de participation qu’un très grand nombre d’actions avec une participation faible.
Le maximum d’actions
Vous êtes une association loi 1901 à but non lucratif, vous n’êtes donc pas assujetti à la TVA. En revanche vous n’êtes autorisé qu’à proposer 6 actions différentes dans l’année sinon vous serez soumis à l’application de la TVA. (référence juridique)
Par exemple, si vous réalisez une vente de goûters toutes les semaines, ici on considère que même si c’est une action répétée elle constitue une seule et même action.
VIII. Elargissez le cercle des participants
Ce sont très souvent les familles qui sont sollicitées, mais il est aussi possible d’impliquer d’autres acteurs.
Encouragez la collaboration avec les enseignants
Dans la vie de l’école, les enseignants jouent un rôle principal alors faites les aussi participer aux événements. Grâce à eux vous pourrez diversifier les activités et en proposer de nouvelles tournées vers l’éducation.
Participer avec les commerçants locaux
Il est possible d’impliquer de nombreux autres participants si on leur explique ce pourquoi cette manifestation existe et ce qu’elle apportera aux enfants grâce à leur implication. Il existe de nombreuses manières de les faire participer : dons de produits, partenariats (achats revente), dons de bon cadeau pour tombola par exemple, exposition de vos affiches…
IX. Donner du sens à votre action
9.1 Expliquer l’importance en amont
Montrez à quoi vont servir les fonds, cela donnera du sens à votre action et c’est très important pour l’implication future des participants. Chaque action que vous organisez doit avoir un but pour l’école et les participants.
9.2 Présenter les résultats
Réalisez un bilan de l’action en indiquant de façon claire combien elle a permis de collecter ou ce qu’elle a apporté directement aux projets scolaires ou aux enfants.
Si vous investissez les fonds récoltés dans un voyage ou du matériel, n’hésitez pas à en faire des photos et les partager avec les familles par exemple.
X. Apportez de la nouveauté
Ne renouvelez pas systématiquement les mêmes actions, essayez d’apporter un vent de fraicheur à ce que vous proposez.
Si vous cherchez une action clé en mains pour votre association de parents d’élèves, pensez à la vente d’articles personnalisés avec dessindecole par exemple.
Vous voulez en savoir plus sur dessindecole, cliquez sur le bouton ci-dessous :
XI. Reconnaissance
Dire merci
C’est tout bête comme conseil mais si vous voulez que les familles qui ont participé à l’action organisée par l’association des parents d’élèves le fassent à nouveau, pensez à les remercier.
Événement spécial
A la fin de l’année, organisez une soirée de reconnaissance pour les bénévoles : a thème, costumé, à vous de choisir. Le principe de cette soirée est de remercier tous les acteurs des événements sur l’année (attention à n’oublier personne 😊). Proposez-leur un buffet ou un repas. Quel bon moyen de finir l’année !
XII. Pour plus de conseils, rejoignez notre groupe Facebook dédié aux APE, APEL, Sou et enseignants.
Il est juste ici : https://www.facebook.com/groups/dessindecolepartage et nous sommes sûr que vous y trouverez de nombreuses autres astuces pour dynamiser vos futures manifestations avec votre association.
Cet article a 2 commentaires
super
directrice d’école depuis des années, l’intérêt et la participation des parents s’émoussent
vent de fraîcheur
merci
Merci à vous pour votre commentaire 🙂